En una concesionaria de motos, la plata entra mucho antes de que la unidad salga. Entre la seña y la entrega pasan semanas, y en el medio hay una usada tasada, accesorios, gastos de patentamiento, uno o varios comprobantes y una moto que hay que preparar. El problema no es vender: es saber, en cualquier momento, en qué punto de ese recorrido está cada operación y cuánto falta cobrar.
Este es el circuito completo, con lo que el sistema controla en cada paso.
Los seis estados de una venta
Una preventa —el documento que representa la operación desde que se acuerda hasta que se entrega— recorre seis estados:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Se está armando, todavía no se presentó |
| Pendiente de aprobación | Cargada y esperando el visto bueno |
| Aprobada | Cerrada comercialmente, se puede señar y preparar |
| Facturación parcial | Ya se emitió al menos un comprobante, falta el resto |
| Facturada | El 100% del total está facturado |
| Cancelada | Se cayó, es estado final |
En paralelo corre un segundo estado, el de la unidad: sin unidad, reservada o asignada. Son cosas distintas a propósito. Se puede cerrar una venta sin tener el chasis todavía —es lo habitual con un modelo que llega de fábrica— y la reserva de la unidad física ocurre después, cuando aparece.
Ese desdoblamiento es el que evita el error clásico de la planilla: dos vendedores prometiendo la misma moto porque la operación estaba anotada en dos filas distintas.
La seña no es un pago cualquiera
Esta es la parte donde más se ensucian los números en una concesionaria.
Cuando el cliente seña, la plata ya entró. Pero esa plata no es un pago contra una factura, porque todavía no hay factura. Y tampoco puede tratarse como saldo a favor genérico, porque entonces el sistema la usaría sola para cancelar cualquier deuda vieja de ese cliente y la seña de la moto desaparecería en otra operación.
La solución es tratarla como un crédito reservado a esa preventa. Concretamente:
- El recibo se emite y se contabiliza como cualquier cobro. El dinero figura en caja el día que entró.
- En la cuenta corriente del cliente queda registrado como crédito, pero atado a esa preventa.
- Mientras esté reservado, no se aplica automáticamente a ninguna otra deuda.
- Al facturar, se aplica contra ese comprobante, por el monto exacto, y una sola vez.
Si la preventa se cae, la seña se libera —vuelve a ser saldo a favor disponible del cliente— o se devuelve anulando el recibo. Son dos caminos distintos con consecuencias distintas: uno deja plata a favor, el otro no deja nada porque el dinero volvió. El sistema los distingue en vez de mezclarlos, que es lo que hace un cuaderno.
Si querés ver cómo se refleja todo esto del lado del cliente, es lo mismo que explicamos en cuentas corrientes de clientes: el saldo tiene que poder explicarse comprobante por comprobante.
El plan canje, en tres pasos
Tomar una usada como parte de pago son dos operaciones pegadas: una compra y una venta. Si las tratás como una sola, la usada entra a tu stock sin valor cargado y el margen de la operación queda inventado.
El recorrido tiene tres estados: tasada, aceptada e ingresada a stock.
En la tasación se carga marca, modelo, año, patente, número de chasis, número de motor, color, kilometraje y fotos. Y una declaración jurada del cliente sobre el estado y la titularidad de la unidad, que queda guardada con el texto aceptado. No es burocracia: es el papel que te cubre cuando aparece un problema de dominio tres meses después.
Recién cuando la tasación se acepta pasan dos cosas al mismo tiempo: el valor tasado se convierte en crédito del cliente contra la operación, y la unidad entra a tu inventario de usados como una moto más, con su costo real de ingreso. A partir de ahí la podés publicar y vender con margen calculado, no estimado.
El crédito del canje, igual que la seña, queda reservado a esa preventa hasta que se factura.
Facturar en tramos
Una venta de moto rara vez entra en un solo comprobante. Están la unidad, los accesorios, el flete, los gastos de patentamiento, y a veces el titular de la factura de la unidad no es el mismo que compró.
Por eso la facturación va por tramos: cada tramo es un comprobante que cubre una parte del total acordado. Podés emitir la unidad en uno y los accesorios en otro, o partir el total como haga falta.
Lo que el sistema controla:
- La suma de todos los tramos no puede pasarse del total de la preventa. Si pedís un tramo que excede lo que falta facturar, lo rechaza antes de emitir nada.
- La seña y el canje se aplican tramo a tramo hasta agotarse. Si sobra crédito después del primer comprobante, queda reservado y se usa solo en el siguiente.
- Mientras queden tramos por emitir, la preventa está en facturación parcial. Cuando se completa el 100%, pasa a facturada.
Cada tramo es un comprobante fiscal real, emitido contra AFIP como cualquier otro. Si te interesa esa parte del circuito, está explicada en detalle en facturación electrónica AFIP.
La preentrega: ocho puntos, todos obligatorios
Antes de que la moto salga hay que prepararla. Esa preparación no es una intención, es una lista con responsable y fecha en cada punto:
- Lavado y limpieza general
- Carga de combustible
- Colocación de los accesorios vendidos
- Verificación de líquidos y batería
- Ajuste de tornillería y torque
- Prueba de arranque y manejo
- Verificación de número de motor y chasis
- Documentación: manual, garantía y cédula
Los ocho son obligatorios. Si intentás marcar la entrega con alguno sin tildar, el sistema la rechaza y te dice cuáles faltan por nombre, no con un error genérico. Cada ítem guarda quién lo completó y cuándo, y admite una nota.
El punto 7 parece el más burocrático y es el más caro de saltear: verificar motor y chasis contra la documentación antes de entregar es lo que evita descubrir un número mal cargado cuando el cliente vuelve del registro sin poder patentar.
El momento de la entrega
Para marcar una moto como entregada tienen que cumplirse dos condiciones a la vez:
El checklist tiene que estar completo. Los ocho puntos obligatorios tildados.
Los comprobantes ya emitidos tienen que estar pagados. Si facturaste tramos, todos tienen que estar cancelados. Hay una excepción que un administrador puede aplicar cuando la decisión comercial es entregar igual —pasa, y es legítimo— pero es un permiso explícito y queda registrado como tal, no un descuido.
Hay un caso que el sistema contempla de entrada: la preventa aprobada que todavía no facturó nada. Ahí no hay comprobantes cuyo pago verificar, así que la entrega no se bloquea por ese lado. Sigue exigiendo el checklist.
En la entrega se genera el remito, se imprime para firmar, y la copia firmada se sube como archivo adjunto a la operación. Quedan registrados la fecha y hora reales y el usuario que la hizo.
Lo que pasa después de entregar
Este es el paso que casi ningún sistema de concesionaria cierra bien, y es el que más plata deja en el tiempo.
Cuando la moto se entrega, deja de ser una unidad de stock y pasa a ser un vehículo con historial propio, asociado a ese cliente. Con patente, chasis, motor y kilometraje.
Desde ese momento, cada vez que esa moto vuelve al taller —service de los 1.000 km, garantía, un arreglo cualquiera— la orden de trabajo se carga contra ese vehículo. Y el historial se acumula: qué se le hizo, cuándo, con qué repuestos y a qué kilometraje.
Eso convierte la venta en el primer eslabón de una relación, en vez del último. La base de clientes con moto entregada es exactamente la lista a la que le podés avisar del service que le toca, que es de donde sale la facturación recurrente del taller. Lo contamos en detalle en recordatorio de service por WhatsApp.
El tablero de entregas
Con el circuito ordenado, la última pieza es la agenda. Cada entrega se agenda como un turno con fecha, hora y duración estimada, y recorre sus propios estados: agendada, confirmada, entregada, ausente o cancelada.
Un detalle de diseño que vale la pena: el turno no se puede marcar como entregado desde la agenda. El único camino para llegar a ese estado es la entrega física real, con su checklist y su remito. Si se pudiera tildar desde el calendario, existirían dos verdades sobre lo mismo, y en algún momento no coincidirían.
Por dónde empezar
Si hoy manejás esto con planillas, el orden de implementación que menos duele es este:
- Las señas primero. Es donde más plata hay en juego y donde el cuaderno falla peor. Saber cuánto tenés cobrado y contra qué operación es la mitad del problema resuelto.
- El checklist de preentrega. Cuesta poco cargarlo y corta de raíz las entregas incompletas.
- El canje. Cuando las usadas entran con valor real, el margen por operación deja de ser una estimación.
- El historial de vehículos. Es el que rinde a los seis meses, no la primera semana.
Nada de esto exige cambiar cómo vendés. Exige que cada paso deje registro, para que la pregunta "¿cómo viene la moto del cliente que señó en junio?" tenga una respuesta que no dependa de la memoria de nadie.