Un envío recorre cuatro estados y nada más: ingresado, en preparación, despachado y entregado. Si en cualquier momento del día no podés decir en cuál de los cuatro está cada pedido, no tenés un problema de reparto: tenés un problema de registro. La camioneta sale igual, pero cuando el cliente llama preguntando dónde está su pedido, la respuesta sale de la memoria de alguien.
Este es el recorrido completo, y qué se registra en cada paso.
Los cuatro estados
| Estado | Qué significa | Qué falta para avanzar |
|---|---|---|
| Ingresado | El pedido existe, todavía nadie lo tocó | Asignarle transportista |
| En preparación | Se está armando | Cargarlo y despacharlo |
| Despachado | Salió del depósito | Que el cliente lo reciba |
| Entregado | Llegó y está firmado | Nada, es estado final |
Los saltos están validados: no se puede marcar entregado algo que nunca se despachó. Un pedido cancelado tampoco vuelve atrás — es terminal. Eso importa más de lo que parece, porque el desorden en el reparto casi nunca viene de un estado mal elegido: viene de un pedido que quedó en el limbo entre dos.
Qué pedido entra al tablero
Hay dos caminos.
Los pedidos mayoristas entran solos. Una nota de pedido casi siempre se reparte, así que no hace falta marcar nada: aparece en el tablero desde que se genera.
Las ventas de mostrador entran si las marcás como envío a domicilio. Ahí sí hay que cargar la dirección de entrega, y el sistema exige un mínimo razonable: calle, ciudad y provincia. Sin eso no deja avanzar, porque una dirección a medias es un viaje perdido.
El detalle práctico: una venta ya confirmada o facturada también se puede pasar a envío a domicilio. Cambiar la modalidad de entrega no toca totales, ni pagos, ni numeración fiscal, así que no hay razón para bloquearlo. Y es el caso real más frecuente — el cliente compra en el mostrador, paga, y recién ahí pregunta si se lo pueden llevar.
Cuando cargás una dirección de entrega específica para ese envío, esa dirección manda por sobre la que el cliente tiene registrada en su ficha. Es lo correcto: la ficha dice dónde vive el cliente, el envío dice a dónde va este pedido. No siempre coinciden, y cuando no coinciden el que pierde es el que fue a la dirección vieja.
El transportista no es un nombre anotado
Un transportista cargado en el sistema tiene nombre, código, teléfono (obligatorio), persona de contacto, CUIT y dirección. Pero lo que lo vuelve útil son las rutas: por cada día de la semana podés definir el horario de salida y las ciudades que cubre.
Con eso, la pregunta "¿quién llega a Chivilcoy y qué día?" deja de depender de que esté el que sabe. Está en la ficha del transportista, y sigue estando el martes que ese empleado falta.
Al asignarle un transportista a un pedido que estaba en ingresado, el pedido pasa automáticamente a en preparación. No hay que acordarse de cambiar el estado a mano: asignar es empezar a preparar.
Por qué no se puede despachar sin transportista
El sistema lo rechaza. Suena rígido hasta que pensás qué significa un pedido despachado sin transportista asignado: mercadería que salió del depósito y nadie sabe con quién. Ese es el registro exacto de todos los reclamos que después no se pueden resolver.
La regla es simple y no tiene excepción: primero se asigna, después se despacha. Si el transportista de siempre no puede y va otro, se cambia la asignación. Lo que no se puede es despachar en el aire.
Este es el mismo principio que hace que el stock cierre o no cierre: el stock no se descuadra por robo, se descuadra por movimientos que nadie registró. El reparto funciona igual.
El remito, por triplicado
Al despachar se genera el remito de carga en PDF, con las tres copias en un solo archivo: original, duplicado y triplicado. Lleva los datos de tu empresa, los del cliente, la dirección de entrega real, el transportista asignado y el detalle de lo que va.
Una copia queda en el negocio, una viaja con el transportista y una se la lleva el cliente. No es burocracia: es el papel que zanja la discusión de "yo pedí seis y me llegaron cinco" tres semanas después.
Entregado: quién firmó
Marcar un pedido como entregado no es sólo cambiar el estado. Se registra:
- el nombre de quien firmó el remito — el dato que más falta cuando hay un reclamo;
- la fecha y hora reales de entrega, no la estimada;
- el usuario que cargó la entrega;
- notas, para lo que no entra en un campo (portón cerrado, se dejó al encargado, faltaba un bulto).
La diferencia entre "entregado" y "entregado, lo firmó Ramírez el jueves 14:20" es la diferencia entre discutir y mostrar.
El tablero son cuatro números
La pantalla de logística abre con cuatro contadores:
- Sin asignar — pedidos en preparación que todavía no tienen transportista. Es el número que hay que mirar primero cada mañana: son los que no van a salir hoy si nadie hace algo.
- En preparación — lo que se está armando.
- Despachados — lo que está en la calle ahora mismo.
- Entregados — lo cerrado.
Si el primer número está en cero al mediodía, el reparto está al día. Es la métrica más barata de leer que tiene el módulo, y la única que hace falta mirar todos los días.
Qué mirar el primer día
Si venís de anotar los repartos en una planilla o en un cuaderno, el orden de arranque es este:
- Cargá los transportistas con teléfono y rutas por día. Sin esto, el resto no sirve de nada.
- Marcá qué ventas van con envío a domicilio. Las mayoristas entran solas; las de mostrador hay que marcarlas.
- Mirá "sin asignar" cada mañana. Es el único hábito nuevo que hay que instalar.
- Emitíle el remito al transportista, siempre. Aunque sea el mismo de hace diez años.
El resto se ordena solo, porque cada estado empuja al siguiente. Es el mismo movimiento que ordena una cuenta corriente cuando dejás de anotar el fiado en un cuaderno: el dato deja de vivir en la cabeza de una persona.
Si repartís todos los días, esto es la diferencia entre saber dónde está cada pedido y salir a averiguarlo. Podés ver cómo se integra con el resto de la operación en sistema para distribuidoras mayoristas, en sistema para corralones, o empezar por el problema de fondo en gestión sin planillas de Excel.