Cuando abrís una segunda sucursal, en el sistema cambian tres cosas y el resto queda igual. El local nuevo necesita su stock, su caja y su punto de venta. Los clientes, los productos, los proveedores, los bancos y la contabilidad siguen siendo uno solo, de la empresa.
El error más común es el contrario: tratar al local nuevo como otro negocio. Otra lista de clientes, otro catálogo, otra planilla. A los seis meses hay dos fichas del mismo cliente y nadie sabe cuánto debe.
Qué se comparte y qué es de cada local
La regla es corta: un dato maestro es de la empresa, una operación es de la sucursal que la hizo.
| Área | De quién es | Qué significa |
|---|---|---|
| Clientes | Empresa | Una sola ficha. Cualquier local la busca y la usa. |
| Proveedores | Empresa | Una sola ficha fiscal y comercial. |
| Catálogo de productos | Empresa | Código, descripción, marca y categoría son comunes. |
| Bancos y tesorería | Empresa | Las cuentas son de la empresa. Cada movimiento dice de qué local vino. |
| Contabilidad | Empresa | Un plan de cuentas y una numeración de asientos. |
| Cuenta corriente | Empresa | Un saldo por cliente, con desglose por sucursal. |
| Stock | Sucursal | Cantidades, reservas y movimientos son locales. |
| Caja diaria | Sucursal | Aperturas, cierres y arqueos son de cada local. |
| Ventas y presupuestos | Sucursal | Conservan el local donde se hicieron. |
| Facturación | Sucursal | Punto de venta, certificado y numeración son locales. |
Con esa tabla se contestan casi todas las dudas del primer mes.
Lo que el local nuevo ya tiene el primer día
Al dar de alta la sucursal, el sistema la agrega a todas las fichas de clientes y a todos los productos de la empresa. No hay que importar nada.
El vendedor del local nuevo busca un cliente de siempre y lo encuentra, con sus datos fiscales y su saldo. Busca un producto y está, con su precio.
Dos controles corren en el alta:
- El nombre de la sucursal no se repite dentro de la empresa.
- El número de punto de venta tampoco. Si ya lo usa otro local, el alta se rechaza.
Lo que hay que resolver antes de abrir
1. El punto de venta y el certificado
Es lo único que no depende de vos ni del sistema: se tramita en ARCA. El local nuevo necesita un punto de venta propio, del tipo Webservices. El paso a paso está en cómo dar de alta un punto de venta.
Además, la sucursal tiene que tener su certificado cargado. Y acá hay una decisión que conviene conocer antes de la inauguración.
Si la sucursal no tiene certificado, no factura con CAE. El sistema no usa el certificado de la casa central para cubrirla. En cada pantalla donde se elige el tipo de comprobante, la opción fiscal aparece deshabilitada, con este aviso:
Esta sucursal no tiene certificado de AFIP. Sólo puede emitir comprobantes internos (X).
El corte no es sólo visual. Si alguien intenta emitir igual, el sistema lo rechaza antes de grabar nada. Vale para la factura y para la nota de crédito, y para las ventas que entran por Mercado Libre o por la tienda online.
¿Por qué tan estricto? Porque la alternativa es peor. Un local que factura "prestado" emite comprobantes con una numeración que no es la suya, y después nadie puede decir de dónde salió cada factura.
Hay una sola cosa que sí usa el certificado de otro local: la consulta de padrón. Cuando cargás un CUIT y el sistema trae la razón social y la condición frente al IVA, puede consultar con el certificado de otra sucursal de la misma empresa. Es una consulta, no emite nada.
En la práctica: tramitá el punto de venta antes de abrir. Si no llegás, el local vende igual con comprobantes internos y factura cuando el certificado esté cargado.
2. La mercadería
El catálogo aparece completo, pero el stock arranca en cero. Las cantidades son de cada sucursal.
La mercadería llega por dos caminos:
- Una transferencia de stock entre sucursales, desde la casa central.
- Una compra recibida directamente en el local nuevo.
Lo que no conviene es cargar el stock inicial a mano "para arrancar rápido". Esa mercadería salió de algún lado, y el otro depósito va a seguir mostrándola.
3. La caja
Cada local abre y cierra su caja. El efectivo del local nuevo no se mezcla con el de la casa central, y cada arqueo cierra por separado.
Los bancos y la tesorería, en cambio, son de la empresa. Cuando el local nuevo deposita o recibe una transferencia, el movimiento entra a la misma cuenta bancaria de siempre y conserva de qué sucursal vino. Si querés ver el detalle, está en control de caja.
4. Los usuarios
La persona es una sola en todo el sistema. Lo que cambia por sucursal es el acceso y el rol. Un vendedor puede entrar sólo al local nuevo. Un encargado puede entrar a los dos.
Quien trabaja con dos locales a la vez puede tener cada uno abierto en una pestaña distinta del navegador: la sucursal activa es de cada pestaña. Y al confirmar un cobro, la pantalla dice qué sucursal está cobrando, para que no se grabe un recibo en el local equivocado.
Lo que pasa con los clientes que compran en los dos locales
Es el caso que más confunde. Un cliente compra a cuenta en la casa central y la semana siguiente pasa por el local nuevo.
Como la ficha es una, el local nuevo ve su saldo completo, con el desglose de cuánto debe en cada sucursal. Y puede cobrarle una factura que se emitió en el otro local: la plata entra a la caja de quien cobra y la factura baja su saldo donde se emitió. Está explicado en cuenta corriente con varias sucursales.
Los gastos y los números de cada local
El alquiler del local nuevo es un gasto de ese local. El sueldo del contador es de toda la empresa.
Cada gasto se imputa a una sucursal o a General. General no se reparte ni se prorratea: es un costo de la empresa. Así, cuando mirás cuánto dejó el local nuevo, ves sus ventas contra sus gastos, sin una cuenta inventada para repartir lo común.
La sucursal nueva arranca limpia. No hereda gastos ni ventas anteriores a su alta.
Checklist antes de abrir
- Punto de venta nuevo en ARCA, del tipo Webservices, con un número que no use otra sucursal.
- Certificado cargado en la sucursal nueva. Sin eso, sólo comprobantes internos.
- Sucursal dada de alta en el sistema. Clientes y productos aparecen solos.
- Mercadería transferida o comprada con destino al local nuevo.
- Caja abierta en el local, con su fondo inicial.
- Usuarios con acceso al local que les toca.
- Gastos fijos del local imputados a esa sucursal.
Si estás por abrir el segundo local, en el sistema para comercios con varias sucursales está el resto del recorrido. Y si todavía facturás desde la web de ARCA, empezá por la facturación electrónica desde el sistema: es lo que más tarda.