Un punto de venta se da de alta en ARCA, con tu clave fiscal, desde el servicio Administración de Puntos de Venta y Domicilios. Cargás un número, un nombre, el domicilio y el dato que decide todo: el sistema con el que vas a facturar. Si vas a facturar desde un programa y no desde la web de ARCA, tiene que ser del tipo Webservices.
Ese último detalle es el que más horas hace perder. El punto de venta existe, está bien cargado, y el sistema igual no puede facturar con él.
Qué es el punto de venta (y qué no es)
Es el primer tramo del número de cada comprobante. En 00002-00000321, el 00002 es el punto de venta y el 00000321 es el número de ese comprobante dentro de él.
Cada punto de venta lleva su propia numeración, y separada por tipo: la Factura A, la Factura B y la Nota de Crédito del mismo punto tienen cada una su contador.
No es una caja registradora ni un programa de mostrador, aunque en la calle se use la misma palabra para las dos cosas. Para ARCA es una numeración asociada a un domicilio y a una forma de facturar.
Paso a paso en ARCA
- Entrás a ARCA con tu CUIT y tu clave fiscal.
- Abrís el servicio Administración de Puntos de Venta y Domicilios.
- Elegís la empresa y entrás a A/B/M de Puntos de Venta.
- Tocás Agregar y completás:
- Número: cinco dígitos, por ejemplo 00003.
- Nombre de fantasía: lo ve sólo ARCA, ponele algo que te sirva a vos.
- Sistema: el campo importante, lo vemos abajo.
- Domicilio: el del local donde vas a facturar con ese punto.
- Aceptás.
Son cinco minutos. Lo que no es de cinco minutos es descubrir después que elegiste mal el tercer campo.
El campo que decide todo: el sistema
ARCA tiene más de veinte opciones en ese desplegable. Para facturar en un comercio te importan cuatro, y la elección sale de dos preguntas: qué sos frente al IVA y desde dónde vas a facturar.
| Si sos | y facturás desde | elegís |
|---|---|---|
| Responsable Inscripto | un programa o sistema de gestión | Factura Electrónica - RI IVA - Aplicativo y Webservices |
| Responsable Inscripto | la web de ARCA | Factura Electrónica - RI IVA - Comprobantes en Línea |
| Monotributista | un programa o sistema de gestión | Factura Electrónica - Monotributo - Webservices |
| Monotributista | la web o la app de ARCA | Factura Electrónica - Monotributo - Comprobantes en Línea |
La opción de Responsable Inscripto para sistemas suele aparecer en el formulario como RECE para aplicativo y web services. Es la misma: RECE es el Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos.
La regla que conviene tener clara: un punto de venta de Comprobantes en Línea no lo puede usar un sistema. Si hasta hoy facturabas desde la web de ARCA con el punto 1, no lo tocás. Creás otro, el 2, del tipo Webservices, y ese es el que cargás en el sistema. Los dos pueden convivir.
Si todavía no tenés claro qué letra de factura te toca emitir, eso lo decide tu condición frente al IVA antes que la del cliente. Lo explicamos en la nota sobre la factura C y el monotributista.
Crearlo no es habilitarlo: los errores 10005 y 11002
Hay dos rechazos que aparecen cuando el comprobante está perfecto y el problema es el punto de venta:
- 10005, "no autorizado a emitir comprobantes": el punto de venta informado tiene que estar dado de alta y ser del tipo RECE. Pasa cuando el punto existe pero es de Comprobantes en Línea, o cuando no se creó.
- 11002, "el punto de venta no se encuentra habilitado a usar en el presente WS": el número que manda el sistema no corresponde a ningún punto de venta de Webservices de ese CUIT. Casi siempre es un número mal cargado.
Ninguno de los dos se arregla tocando la factura. El primero se arregla en ARCA y el segundo en la configuración del punto de venta del sistema.
Y los dos cuestan horas cuando el sistema te devuelve un mensaje genérico del tipo "AFIP rechazó la emisión". Nos pasó: por eso ahora mostramos el texto exacto que devuelve ARCA, con su código. Ese texto es lo único que te dice si el problema está en el comprobante, en tu configuración o en el punto de venta.
Un punto de venta por sistema, y por qué
La numeración no la lleva tu sistema: la lleva ARCA. Antes de cada factura, el sistema le pregunta a ARCA cuál fue el último número autorizado para ese punto de venta y ese tipo de comprobante, y pide el siguiente.
Eso tiene una consecuencia práctica. Si dos programas usan el mismo punto de venta —el sistema viejo y el nuevo durante una migración, por ejemplo—, los dos se reparten la misma numeración. Cada uno ve saltos que no entiende, y si emiten al mismo tiempo, uno pide un número que el otro ya usó y ARCA lo rechaza.
La salida es simple: cada sistema, su punto de venta. Si cambiás de programa o sumás uno, creás un punto nuevo para él. Y antes de elegir el número, mirá cuáles tenés habilitados: reusar sin querer el de otro sistema es el error más común de un alta.
Además del punto de venta: el certificado
Para facturar desde un sistema hace falta una segunda pieza: un certificado digital a nombre de tu CUIT, autorizado para el servicio de factura electrónica de ARCA. Es lo que le permite al sistema pedir el CAE en tu nombre.
Se hace una sola vez. Vos lo autorizás con tu clave fiscal y, en nuestro caso, lo dejamos cargado nosotros en el alta, en la sucursal que va a facturar.
Cómo queda en el sistema
Con el punto de venta y el certificado listos, el resto no se vuelve a tocar:
- Cada sucursal tiene su punto de venta. Si tenés dos locales, cada uno factura con su numeración, y el sistema no deja cargar el mismo número en dos sucursales de la misma empresa. Es lo que pide un comercio con varias sucursales: saber de qué local salió cada comprobante sin mirar nada más.
- La letra sale sola. El sistema cruza tu condición frente al IVA con la del cliente y resuelve A, B o C antes de emitir.
- Cada comprobante guarda el punto con el que salió. Si mañana cambiás el punto de venta de una sucursal, las facturas viejas siguen diciendo el suyo, y el libro de IVA Ventas no pierde el dato.
Un detalle del número: cuatro o cinco dígitos
El mismo comprobante puede aparecer como 0002-00000321 o como 00002-00000321, según quién lo imprima. Son el mismo: el punto de venta es el 2 y el número es el 321.
Parece un detalle hasta que cargás facturas de compra. Si una la cargaste por un lado con cuatro dígitos y por otro con cinco, comparar el texto tal cual no detecta que es la misma, y termina contada dos veces en el Libro IVA Compras, con crédito fiscal de más. Por eso el sistema compara los números sin los ceros de adelante y frena la carga cuando el comprobante ya existe.
En resumen
Dar de alta un punto de venta es un trámite de cinco minutos en ARCA. Lo que lo complica es un solo campo: el sistema. Si vas a facturar desde un programa, tiene que ser de Webservices, y tiene que ser sólo de ese programa.
Si querés ver cómo queda el circuito completo una vez configurado —la venta, el CAE en segundos y el comprobante atado a la caja y al stock—, está en la página de facturación AFIP y en la de punto de venta con AFIP y MercadoPago.