Si tenés varias sucursales, la cuenta corriente de un cliente es una sola: le debe a tu empresa, no a un local. El saldo se ve junto, con un desglose por sucursal, y el cliente puede pagar en cualquier local una factura que le hicieron en otro.
Parece obvio dicho así. En la práctica, casi todos los sistemas lo resuelven al revés.
El problema: el cliente no sabe en qué local le fiaron
Un cliente compra en el local del centro a cuenta corriente. Diez días después pasa por el local de la ruta, que le queda de camino, y quiere pagar.
Si la cuenta corriente es de cada sucursal, el cajero de la ruta mira la ficha y ve saldo cero. Para él, ese cliente no debe nada. Entonces pasa una de tres cosas:
- Le dice que vaya a pagar al otro local. El cliente se va con la plata en el bolsillo.
- Le cobra igual y lo anota aparte. Queda un papel, un mensaje de WhatsApp o un "después lo paso". La factura sigue impaga en el sistema y el cliente recibe un recordatorio de una deuda que ya saldó.
- Le cobra como un anticipo. El local de la ruta queda con un saldo a favor del cliente y el del centro con la factura abierta. La cuenta está bien sumada, pero ninguna de las dos pantallas lo muestra.
En los tres casos el problema es el mismo: el sistema trata como dos clientes a lo que es uno.
Un saldo por empresa, con desglose por sucursal
La forma correcta de verlo es separar dos cosas que suelen ir juntas:
- La deuda es de la empresa. El cliente te debe a vos, no al encargado del local.
- Cada comprobante es de su sucursal. La factura se emitió en el centro, con el punto de venta del centro. Eso no cambia nunca.
Con esa separación, la ficha del cliente muestra arriba el saldo de la empresa y abajo el desglose por sucursal: cuánto debe en cada local y cuánto de eso está vencido. Cada movimiento de la cuenta corriente dice en qué sucursal nació.
| Sucursal | Saldo | Vencido |
|---|---|---|
| Centro | $420.000 | $180.000 |
| Ruta | $95.000 | $0 |
| Saldo de la empresa | $515.000 | $180.000 |
Los días de atraso se cuentan desde la factura vencida más vieja, en cualquier sucursal. Si el cliente está al día en la ruta pero tiene una factura de hace 60 días en el centro, figura con 60 días de atraso. Es lo que querés saber antes de volver a venderle a cuenta.
Este saldo lo ve cualquier usuario interno con permiso para ver cuentas corrientes, en cualquier sucursal. Las sucursales que suma las decide el servidor a partir de la empresa del usuario, no lo que pida la pantalla: un cliente de otra empresa nunca aparece.
Si ya llevás la cuenta corriente de clientes en un sistema, la prueba es simple: abrí la ficha de un cliente que compre en dos locales. Si ves dos saldos sueltos, o sólo el del local donde estás parado, el sistema piensa en sucursales y no en clientes.
Cobrar en un local una factura de otro
Resuelto el saldo, falta lo más importante: que el cajero de la ruta pueda cobrar.
Acá hay que separar otras dos cosas, que es donde se complica:
- Dónde queda la plata. En la sucursal que cobra. El efectivo está en esa caja, el cheque en esa tesorería. No hay otra respuesta posible: si el sistema dijera que la plata está en el centro, el arqueo de la ruta no cerraría nunca.
- Qué deuda se cancela. La factura del centro. Su saldo baja en el centro, que es donde se emitió.
El recibo guarda los dos datos. Lo emite la sucursal que cobra, con su numeración, y la plata entra a su caja o a su tesorería. Cada factura que el recibo cancela conserva su sucursal de origen. Y el recibo guarda, además, qué sucursal cobró.
Antes de grabar, el sistema verifica que la sucursal de la factura, la del recibo y la del cliente sean de la misma empresa. Si alguna no coincide, rechaza el cobro.
Si más adelante hay que anular ese recibo, cada factura vuelve a quedar abierta en su sucursal. No hace falta saber de memoria qué se aplicó dónde.
Para el cajero, el cambio es chico: en el formulario de cobro ve todas las facturas pendientes del cliente, con las de otro local marcadas como "Otra sucursal", y un aviso le recuerda que el dinero entra en la caja de la sucursal donde está parado.
El asiento contable del cobro
La contabilidad de una empresa con varias sucursales es una sola. Hay un plan de cuentas, una numeración de asientos y una cuenta de Deudores por Ventas. Las sucursales no llevan libros propios.
Eso simplifica el asiento de un cobro cruzado:
| Cuenta | Debe | Haber | Sucursal |
|---|---|---|---|
| Caja | $180.000 | Ruta (la que cobra) | |
| Deudores por Ventas | $180.000 | Centro (la de la factura) |
No hacen falta cuentas de enlace entre casa central y sucursal. Esas cuentas existen cuando cada local lleva su propia contabilidad y hay que conciliar lo que uno le debe al otro. Si la contabilidad es de la empresa, la sucursal es un dato del renglón, no un libro aparte.
Si un mismo recibo cancela facturas de dos locales, el haber se abre en una línea por sucursal. Así, el análisis por sucursal sigue diciendo cuánto se cobró de la deuda de cada una. Es la misma lógica del centro de costo en los gastos: la sucursal viaja en la línea que le corresponde, no en todo el asiento.
Lo que todavía no hace
Hay un caso que queda afuera a propósito: el saldo a favor.
Si el cliente paga de más, el excedente queda como saldo a favor en la sucursal que cobró. Hoy ese crédito se usa sólo en esa sucursal. Si el cliente vuelve a comprar en el otro local, el crédito no se aplica solo.
Tiene una razón. Usar un saldo a favor de un local para cancelar una factura de otro exige dos movimientos que no pueden quedar a medias: consumir el crédito y cancelar la factura. Si uno se graba y el otro no, el cliente termina con un crédito que ya usó, o con una deuda que ya pagó. Preferimos hacerlo en una segunda etapa y no dejar esa puerta abierta.
Checklist para un comercio con varios locales
- El cliente tiene una sola ficha para toda la empresa, no una por local.
- La ficha muestra el saldo total y cuánto debe en cada sucursal.
- Los días de atraso se cuentan desde la factura vencida más vieja, sin importar el local.
- Cualquier local puede cobrar cualquier factura de la empresa.
- La plata queda en la caja del local que cobró, y el arqueo de ese local cierra.
- La factura cancelada baja su saldo en su sucursal de origen.
- La contabilidad es una sola, con la sucursal como dato del renglón.
Si tu negocio ya tiene más de un local, en el sistema para comercios con varias sucursales está cómo se reparten el resto de los datos: qué es de la empresa, como los clientes y los productos, y qué es de cada local, como la caja y el stock. Lo de la mercadería está en el post sobre transferencia de stock entre sucursales.