Una nota de crédito es el comprobante con el que corregís una factura que ya emitiste. Sirve para anularla entera o para descontarle una parte, y se emite ante ARCA con el mismo tipo que la original (A, B o C), referenciándola.
La razón por la que existe es simple: una factura fiscal no se edita ni se borra. Una vez que tiene CAE, ese número está declarado. Lo único que podés hacer es emitir otro comprobante que la corrija.
Cuándo corresponde emitirla
En el mostrador aparecen cuatro situaciones, y no todas se resuelven igual:
- Devolución de mercadería. El cliente trae el producto. Vuelve el stock y vuelve la plata.
- Se facturó de más. Cantidad equivocada, precio viejo, un ítem que no iba. Se acredita solo lo que sobra.
- Bonificación acordada después. El cliente reclama, se arregla un descuento, la mercadería no vuelve.
- Anulación total. La venta no va. Se acredita el 100% y la factura queda cancelada.
Los dos del medio son notas de crédito parciales, y son las que más se hacen mal. La gente tiende a anular todo y refacturar, que es más trabajo y deja dos comprobantes anulados donde alcanzaba con uno.
Qué tipo de nota corresponde
El tipo lo manda la factura original, no vos:
| Factura original | Nota de crédito |
|---|---|
| Factura A | Nota de Crédito A |
| Factura B | Nota de Crédito B |
| Factura C | Nota de Crédito C |
| Factura X (interna) | Nota de Crédito X (interna) |
En nuestro sistema no hay un selector de tipo: elegís la factura a corregir y el tipo se deduce solo. Es una decisión deliberada, porque un tipo mal elegido es un problema fiscal que se descubre meses después, cuando el contador arma el libro de IVA.
Las notas A, B y C se emiten contra ARCA y traen su propio CAE. Además viajan con el comprobante asociado: el organismo sabe que esa nota corrige esa factura puntual, no una cualquiera. Las notas X son internas, no pasan por ARCA y llevan numeración propia del sistema — sirven para corregir un comprobante que tampoco era fiscal.
Total o parcial: no es lo mismo
Acá está la diferencia que más confunde, y conviene entenderla antes de tocar el botón.
Si acreditás todo —todas las líneas, todas las cantidades, y la factura no tenía notas previas— el comprobante original queda anulado: su saldo pasa a cero y deja de figurar como deuda. El total de la nota se toma exacto del total de la factura, para que no haya diferencias de un peso por redondeo.
Si acreditás una parte, la factura sigue viva. Se le descuenta del saldo pendiente solo la porción acreditada, y el resto sigue siendo deuda del cliente. Es lo correcto cuando devolvió dos de cinco unidades: le debe las otras tres.
Todo esto se refleja solo en la cuenta corriente del cliente: la nota entra como crédito y el saldo se recalcula.
El stock vuelve solo
Cada línea de producto de la nota genera un movimiento de reingreso a la sucursal que emitió la factura, con el motivo apuntando al número de la nota. No hay que cargar nada a mano.
Tres detalles que importan:
- Las líneas de servicio no mueven stock. Mano de obra, un flete, un ajuste: no son mercadería, no reingresan nada.
- Los combos reingresan por componente. Si vendiste un kit de dos cubiertas, vuelven las dos cubiertas, no una unidad de "kit". El stock real está en los componentes.
- El movimiento queda trazado. Desde el reingreso se llega a la nota, y desde la nota a la factura original. Cuando en dos meses alguien pregunte por qué aparecieron dos unidades de la nada, la respuesta está a un clic.
Si el stock de tu negocio ya viene con diferencias por otros motivos, el problema no son las notas de crédito: acá desarmamos las causas más comunes.
Cuando la nota es por más de lo que el cliente debe
Este es el caso que se maneja mal en la mayoría de los sistemas.
Supongamos una factura de $100.000 que el cliente ya pagó. Emitís una nota de crédito por los $100.000 completos. La factura no tiene saldo que descontar, porque ya está cobrada. ¿Adónde van esos $100.000?
Quedan como saldo a favor del cliente: plata que le debés y que se aplica a la próxima factura. Es lo correcto, pero es fácil que pase desapercibido y termine perdido en la cuenta corriente.
Por eso, cuando la nota dejaría saldo a favor y la factura tiene recibos de cobro activos, el sistema frena. No emite de una: te muestra cuánto quedaría a favor y qué recibos están involucrados, y te pide confirmar explícitamente o regularizar esos recibos antes. Es un paso más, y es a propósito — la alternativa es que el crédito quede flotando y nadie se entere hasta el próximo arqueo.
El saldo a favor tiene su propia lógica de imputación, que explicamos acá.
El caso "descuento comercial", que no es una devolución
Hay una situación que técnicamente es una nota de crédito pero no tiene nada que ver con mercadería: el cliente reclama por una demora, por una diferencia de calidad o simplemente negocia, y se acuerda bonificarle un porcentaje de la factura. Nada vuelve al depósito.
Para eso existe el modo por porcentaje. Elegís el porcentaje sobre el total del comprobante y el sistema arma la nota como una bonificación comercial, con dos cuidados:
- No toca stock. Las líneas se generan como servicio, así que ningún producto reingresa.
- Respeta los tramos de IVA de la factura. Si el comprobante tenía ítems al 21% y otros al 10,5%, el porcentaje se reparte proporcionalmente entre esos tramos y se acredita el IVA que corresponde a cada uno. Un descuento cargado todo al 21% te deja el libro de IVA mal.
El redondeo también se ajusta al centavo para que la suma de las líneas dé exactamente el porcentaje pedido.
Qué mirar antes de emitir
Una nota de crédito fiscal es irreversible: una vez que tiene CAE, para corregirla hace falta otro comprobante. Antes de emitir, tres controles rápidos:
- El motivo. Es obligatorio y va a quedar en el comprobante y en la auditoría. "Devolución" no dice nada dentro de seis meses; "Devolución 2 unidades por falla de fábrica, remito 0001-00004521" sí.
- La factura correcta. Si el cliente tiene varias facturas parecidas del mismo día, verificá el número, no el monto.
- Los datos fiscales del cliente. Si el CUIT está mal cargado, ARCA rechaza. El sistema valida el dígito verificador antes de mandar, pero el dato correcto lo tenés que tener vos.
También se puede emitir sin factura
Existe un cuarto escenario: acreditarle algo a un cliente sin una factura puntual detrás. Una bonificación general, un ajuste de cuenta corriente, un reconocimiento por un problema. En ese caso se emite una nota manual contra el cliente, con las líneas que cargues.
Es la salida cuando el origen del reclamo es viejo o está repartido en varias facturas y no tiene sentido atarlo a una sola.
En resumen
Una nota de crédito no es un trámite: es la única forma legal de corregir una factura emitida. Bien hecha, resuelve tres cosas de una sola vez — el papel ante ARCA, el stock que vuelve y el saldo del cliente.
Mal hecha —tipo equivocado, todo anulado cuando alcanzaba con una parte, o un saldo a favor que nadie vio— genera trabajo administrativo durante meses. Si querés ver cómo queda el circuito completo de facturación, arrancá por cómo facturar con ARCA desde el mostrador.