Una factura con saldo de un centavo se cancela con un ajuste por redondeo: un movimiento de la cuenta corriente del cliente que lleva ese centavo a cero y lo registra contra una cuenta de resultado. No se cancela con un recibo de $0,01, ni con una nota de crédito. La factura conserva su total, su IVA y su CAE; lo único que cambia es su saldo pendiente.
En PymeInteligente el ajuste lo hace el sistema solo, en el momento del cobro. Está en el módulo de cuentas corrientes de clientes.
De dónde sale el centavo
Le decís al cliente que el trabajo sale $297.000 con IVA. El sistema tiene que guardar eso como neto más IVA:
| Paso | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| Neto | 297.000 ÷ 1,21 | 245.454,545… → 245.454,55 |
| IVA 21% | 245.454,55 × 0,21 | 51.545,4555 → 51.545,46 |
| Total | 245.454,55 + 51.545,46 | 297.000,01 |
Cada redondeo es correcto por separado. Pero al sumar dos números ya redondeados, el total se corre un centavo. El cliente te paga $297.000, como quedaron, y la factura figura con $0,01 pendiente.
Parece una pavada, y en el día a día lo es. El problema aparece después:
- El cliente figura como deudor. Su cuenta corriente no está en cero, aunque no te debe nada.
- Pasa a vencido. Cuando la factura supera su fecha de vencimiento, ese centavo cae en el reporte de deuda vencida. El que mira la cartera ve un cliente atrasado.
- No se puede cerrar. La factura nunca pasa a "pagada", y no hay un comprobante razonable para cerrarla.
Por qué no sirve un recibo de un centavo
Lo primero que se le ocurre a cualquiera es cobrarle el centavo. Hay tres problemas:
- No hubo un cobro. Un recibo dice que entró plata. Ese centavo no entró a la caja ni al banco, así que el recibo deja un ingreso que no existió y el arqueo no cierra.
- El cliente no lo va a pagar. Nadie transfiere un centavo, y nadie se lo pide.
- Los sistemas suelen descartarlo. Un recibo por debajo de un mínimo se ignora o se rechaza. En el nuestro, un recibo de $0,01 no se aplicaba a nada.
Por qué no sirve una nota de crédito
La nota de crédito es un comprobante fiscal: le dice a ARCA que la operación fue por menos de lo que se facturó. Ese no es el caso. La venta fue por lo que dice la factura; lo que se corrió es el redondeo entre lo que dijiste y lo que se calculó.
Emitir una nota de crédito por $0,01 es modificar el IVA débito por un problema que no es fiscal, y sumar un comprobante con CAE al libro IVA ventas por un centavo. Si querés repasar cuándo sí corresponde, está en cuándo se hace una nota de crédito.
Cómo funciona el ajuste por redondeo
El ajuste es un renglón propio de la cuenta corriente, con su nombre: Ajuste por redondeo. No figura como recibo, ni como descuento, ni como saldo a favor.
En el sistema lo dispara el cobro. Cuando un recibo deja una factura con un saldo de exactamente un centavo, en más o en menos, el mismo recibo la cierra:
- La factura queda con saldo cero y marcada como pagada.
- En la cuenta corriente aparece el renglón "Ajuste por redondeo" por $0,01.
- Se genera un asiento propio: el centavo va a una cuenta de resultado, Diferencias por redondeo, contra deudores por ventas del cliente.
- El total de la factura, el IVA, el CAE y los datos fiscales no cambian.
Si el cobro deja un saldo mayor, por ejemplo $150 porque el cliente pagó una parte, no pasa nada: eso es deuda real y queda pendiente. El cierre automático es sólo para un centavo.
Tres detalles que importan:
- Anular el recibo revierte el ajuste. Si el cobro estaba mal y lo anulás, la factura vuelve al saldo que tenía antes de ese cobro, y el asiento del ajuste también se revierte.
- Hay un solo ajuste por factura. No se pueden ir acumulando centavos sobre el mismo comprobante.
- Si falta la cuenta contable, no ajusta. Si tu plan de cuentas no tiene la cuenta de diferencias por redondeo, el recibo se registra normal y la factura queda con su centavo. Preferimos eso a un asiento fallido que nadie ve. La cuenta se configura una vez, y desde ahí funciona solo. Si querés entender cómo se arman esos asientos, está en asientos contables automáticos.
Quedan afuera los comprobantes en dólares y las ventas de unidades con seña y saldo, que tienen su propio circuito.
Los centavos que ya tenías
El cierre automático resuelve los cobros de ahora en adelante. Los saldos de centavos que quedaron de antes se cierran con el mismo movimiento, en una reparación que se corre por empresa: toma las facturas con un saldo de 1 a 5 centavos, que tengan al menos un cobro aplicado, y deja afuera las que no cumplen alguna condición, con el motivo de cada exclusión.
Antes de escribir nada, la reparación muestra cuántos comprobantes cierra, qué efecto tiene en resultados y qué clientes dejan de figurar como vencidos. Y se puede revertir entera, por lote.
Y del otro lado del mostrador
Este centavo existe también en las compras: el proveedor redondea el IVA línea por línea y vos lo calculás sobre el total. Ahí el criterio es otro, porque el comprobante lo emite el proveedor: se carga el IVA impreso y la diferencia va al IVA, no al costo. Está explicado en el IVA de la factura de compra no cierra por centavos.
En resumen práctico
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Factura con $0,01 pendiente después del cobro | Ajuste por redondeo |
| Cliente que pagó un centavo de más | Ajuste por redondeo, con el signo contrario |
| Cliente que pagó una parte | Nada: es deuda real |
| Se facturó de más de verdad | Nota de crédito |
| Cliente con saldo a favor real | Aplicarlo a otra factura o devolverlo |
Si tu cartera de clientes tiene cuentas que nunca terminan de quedar en cero, en cuentas corrientes de clientes podés ver cómo se lleva cada saldo con su factura, su cobro y su ajuste a la vista.