Cambiar de sistema de gestión sin perder datos es pasar cuatro cosas en orden: productos, clientes y proveedores, el stock que tenés hoy y los saldos que están abiertos. Nada más. El historial de ventas de los últimos años no se migra: queda en el sistema viejo para consultar. Lo que necesitás el primer día es poder vender, cobrar y pagar sin que falte ni sobre un peso.
El error más común es querer llevarse todo. Es la razón por la que tantas migraciones se estiran meses y terminan con el negocio usando los dos sistemas a la vez.
Qué se migra y qué no
| Dato | ¿Se migra? | Por qué |
|---|---|---|
| Productos con costo y precio | Sí | Sin productos no hay venta |
| Clientes y proveedores | Sí | Los necesitás para facturar y pagar |
| Stock actual por sucursal | Sí | Es el punto de partida del inventario |
| Deudas abiertas de clientes | Sí | Hay que poder cobrarlas |
| Deudas abiertas con proveedores | Sí | Hay que poder pagarlas |
| Facturas ya cobradas | No | No mueven nada hacia adelante |
| Ventas históricas | No | Se consultan en el sistema anterior |
La regla que sirve: si un dato no cambia lo que vas a hacer mañana, no lo migres.
El orden importa
Cada paso depende del anterior. En PymeInteligente la pantalla de Primeros pasos te marca el camino en este orden:
- Productos. Código, descripción, costo y precio son obligatorios. También podés traer categoría, marca, alícuota de IVA y código de barras.
- Clientes y proveedores. Código, razón social y CUIT. Si el cliente ya existe, se actualiza en vez de duplicarse.
- Stock inicial. Código del producto y cantidad. Opcionalmente, costo unitario.
- Saldos de clientes y de proveedores. Lo que te deben y lo que debés.
¿Por qué ese orden? Porque el stock se engancha a un producto que ya tiene que existir, buscándolo por código o por código de barras. Y el saldo de un cliente se engancha a un cliente que ya tiene que estar cargado, buscándolo por CUIT. Si cargás los saldos antes que los clientes, el sistema te frena con un mensaje claro: no existe un cliente activo con ese CUIT.
Plantillas que se explican solas
Cada paso tiene su planilla de Excel para bajar. No es una hoja en blanco con encabezados. Trae tres solapas:
- Instrucciones: qué va en cada columna, cuáles son obligatorias y un ejemplo.
- La hoja de carga: con listas desplegables donde hay opciones fijas (condición de IVA, tipo de cliente, provincia) y validación de números y fechas.
- Ejemplo: tres filas ya completas para copiar el formato.
Parece un detalle, pero es lo que evita la mitad de los errores. Una condición de IVA escrita a mano de cinco formas distintas es un clásico de toda planilla que pasó por varias manos.
Validar antes de grabar
Subís el archivo y todavía no se graba nada. Primero ves una tabla con cada fila y su estado: lista, con advertencia o con error. Los errores dicen exactamente qué pasa y en qué fila: un saldo pendiente mayor que el importe original, un código de producto que no existe, un CUIT repetido en el mismo archivo.
Corregís la planilla, la volvés a subir y recién cuando está limpia confirmás.
Y si la subís dos veces sin querer, no se duplica. El stock inicial y los saldos reconocen un archivo que ya se aplicó y lo saltean. Es el tipo de error que en una migración a mano aparece tres meses después, cuando el inventario no cierra.
Los saldos, comprobante por comprobante
Acá está la diferencia entre una migración que funciona y una que te complica el año.
Lo fácil sería cargar un total por cliente: "Pérez debe 480.000". El problema aparece cuando Pérez te paga 120.000 y te dice que es la factura de agosto. ¿Qué factura de agosto? Para el sistema sólo hay un número.
Por eso la planilla de saldos pide una fila por comprobante pendiente:
- CUIT y razón social
- Número de comprobante o referencia
- Fecha y vencimiento
- Importe original
- Saldo pendiente
Con eso, cada deuda vieja aparece en la cuenta corriente del cliente como un comprobante más, que se cobra igual que una factura nueva. El cliente puede pagar una en particular, y el informe de antigüedad de deuda sale bien desde el primer día, porque cada saldo conserva su fecha real. Si no cargás el vencimiento, el sistema te avisa y toma diez días desde la fecha del comprobante.
Con proveedores funciona igual. El saldo inicial aparece junto con las facturas pendientes, con la etiqueta "Saldo inicial" y la referencia, y un pago se imputa a ese comprobante como a cualquier otro.
Cada saldo queda además en la sucursal que lo carga. Si tenés varios locales, cada uno carga lo suyo y el cliente igual ve un solo saldo con tu empresa.
¿Y la contabilidad?
Si usás la contabilidad del sistema, cada lote de saldos genera un asiento de apertura: deudores por ventas (o proveedores) contra resultados acumulados. No toca la caja, porque esa plata no entró ni salió hoy.
Si un lote quedó mal, se anula entero. No se borra: se registran movimientos que lo compensan y se revierte el asiento. Sólo se bloquea si ya cobraste o pagaste algo contra alguno de esos comprobantes. En ese caso primero se anula el cobro.
Lo que la carga inicial no hace
Mejor saberlo antes:
- No carga saldos a favor. La planilla acepta sólo deudas pendientes. Un crédito a favor de un cliente se registra después, desde su cuenta. Ver qué hacer con el saldo a favor de un cliente.
- No crea clientes ni productos al vuelo. Si la fila de saldo trae un CUIT que no está, da error. Es a propósito: evita clientes duplicados por un CUIT mal tipeado.
- Los saldos iniciales se cargan en pesos.
- No trae facturas electrónicas viejas. Lo que ya emitiste con el sistema anterior sigue siendo válido ante ARCA; no hace falta reemitir nada.
El día del cambio
Lo que mejor funciona en la práctica:
- Elegí un corte: un cierre de mes o un lunes a primera hora.
- Cargá productos, clientes y proveedores unos días antes. Esos datos casi no cambian.
- El día del corte, contá el stock y sacá del sistema viejo el listado de comprobantes pendientes de clientes y de proveedores.
- Cargá stock y saldos, validá y confirmá.
- Desde ese momento, todo se hace en el sistema nuevo. El viejo queda sólo para consultar.
Si venías llevando el negocio en planillas, el camino es el mismo, y probablemente más corto. En dejar de usar Excel en tu negocio está cómo se ve el día a día después del cambio. Y si lo que tenías era un cuaderno de fiados, empezá por pasar esas deudas a una cuenta corriente: es exactamente la planilla de saldos de clientes.