¿Por qué el reclamo tiene que salir de la orden de trabajo y no de una planilla aparte?

Porque la orden es donde está el dato que después vas a necesitar discutir con el proveedor: qué repuesto era, con qué código, cuántas unidades se pusieron y a qué costo entraron. Si el reclamo lo armás aparte, ese número lo tenés que buscar de nuevo cuando el proveedor te pregunta, y para entonces el costo del producto ya cambió. Al crearlo desde la orden, el sistema copia nombre, código, cantidad y costo unitario tal como estaban ese día, y calcula el total reclamado. Ese total no se mueve después.

¿Qué pasa si dos personas cargan el mismo reclamo por el mismo repuesto?

No se puede. Antes de crear el reclamo se verifica que ese repuesto puntual de esa orden no tenga ya un reclamo activo, entendiendo por activo uno pendiente o uno enviado al proveedor. Si lo tiene, el sistema corta y te dice qué repuesto es. También valida que el repuesto pertenezca a la orden que estás reclamando y que esté marcado como repuesto de garantía: si alguien intenta reclamar un repuesto común, no lo deja.

El proveedor me dijo que sí, pero la pieza tarda tres semanas en llegar. ¿Cómo lo registro?

Con el resultado esperando repuesto. Es una aprobación real, no una pendiente: el proveedor ya se hizo cargo, pero todavía no hay nada físico ni ningún comprobante. Por eso ese resultado no acepta factura de compra ni nota de crédito, y el sistema los rechaza si se los mandás. Cuando la pieza llega, se registra la recepción con la factura de compra del proveedor y la fecha, y el reclamo pasa a reposición. Queda la trazabilidad de los dos momentos: cuándo te dijeron que sí y cuándo llegó.

¿El reclamo aprobado me devuelve el stock o me genera el crédito solo?

No, y es a propósito. El reclamo de garantía registra la gestión con el proveedor y su resultado; el movimiento de plata o de stock se hace donde corresponde: la nota de crédito de compra en el módulo de compras, o el repuesto de reposición entrando por su factura. El reclamo guarda el número de esos comprobantes para que puedas ir de uno al otro, pero no los genera por su cuenta. Un reclamo aprobado que nadie documentó queda visible como tal en el reporte.

¿Puedo saber cuánta plata me devolvieron por garantía en el año?

Sí. El reporte de garantías de repuestos resume monto total reclamado, monto aprobado, monto rechazado y promedio por reclamo, más el conteo por estado y por tipo de resolución. Se filtra por sucursal, por estado, por resultado y por rango de fechas, y podés elegir qué fecha usar para filtrar: la de creación, la de envío al proveedor, la de resolución o la de recepción del repuesto. Filtrar por fecha de resolución es lo que te dice cuánto recuperaste en el período; filtrar por fecha de creación te dice cuánto reclamaste.

¿Sirve para un lubricentro o es sólo para talleres de moto?

Sirve para cualquier taller que ponga repuestos que compra a un tercero. El circuito no depende del tipo de vehículo: depende de que haya una orden de trabajo con repuestos cargados y un proveedor al que reclamarle. Un lubricentro que puso un filtro que vino fallado usa exactamente el mismo camino que un taller de motos con una biela.

Reclamo de garantía a proveedor: recuperar el costo

Cuando un repuesto viene fallado, el taller ya perdió dos veces: pagó la pieza y pagó la mano de obra de ponerla. La única forma de no perder una tercera es reclamarle al proveedor con el dato exacto, y seguir ese reclamo hasta que termine en algo. En PymeInteligente el reclamo de garantía nace desde la orden de trabajo donde se usó el repuesto, se lleva el costo real congelado, y se cierra con una nota de crédito, con un repuesto de reposición o con un rechazo con motivo escrito.

Lo que sigue es cómo funciona el circuito completo, campo por campo.

Primero se marca el repuesto, después se reclama

Un reclamo no se puede armar sobre cualquier repuesto. En la orden de trabajo, cada repuesto cargado tiene una marca de garantía y un campo de notas de garantía. Esa marca es la que habilita el reclamo: si el repuesto no la tiene, el sistema no deja crearlo y te dice cuál es.

Parece un paso de más, pero es el que evita el problema más común de las planillas de garantías: que terminen llenas de reclamos que nadie puede sostener. Marcar el repuesto obliga a decidir en el momento del trabajo —cuando el mecánico todavía tiene la pieza en la mano— si eso es una falla de fábrica o un desgaste normal.

El reclamo se lleva el costo del día, no el de hoy

Al crear el reclamo, el sistema copia de cada repuesto cuatro datos y los deja fijos:

el nombre del producto
el código del producto
la cantidad que se usó
el costo unitario al que estaba cargado

Con eso calcula el monto total reclamado, que es la suma de costo unitario por cantidad de cada línea. Ese número queda escrito en el reclamo y no cambia después, aunque el costo del producto suba tres veces mientras el proveedor te contesta.

Es una diferencia práctica grande. Si el reclamo leyera el costo actual del producto, discutirías con el proveedor un número que no es el que pagaste. Congelarlo es lo que hace que el reclamo sea un documento y no una consulta.

Cada reclamo además recibe un número correlativo propio por sucursal, igual que una orden de compra. Es el número que usás para hablar con el proveedor por teléfono.

Las cuatro validaciones que corren antes de guardar

Antes de que el reclamo exista, el sistema verifica cuatro cosas:

Que la orden de trabajo exista y sea de tu sucursal.
Que el repuesto pertenezca a esa orden. No se puede reclamar el repuesto de una orden usando el número de otra.
Que el repuesto esté marcado como garantía.
Que no haya ya un reclamo activo sobre ese mismo repuesto. Activo significa pendiente o enviado al proveedor: uno ya resuelto no bloquea nada.

Un reclamo sin al menos un repuesto tampoco se guarda. Son validaciones aburridas, y son exactamente las que hacen la diferencia entre un listado de garantías confiable y uno que hay que revisar a mano antes de mostrárselo a alguien.

Los cuatro estados del reclamo

El reclamo se mueve por una línea corta y con un solo sentido:

Estado	Qué significa	Desde dónde se llega
Pendiente	Cargado, todavía no se le habló al proveedor	Es el estado inicial
Enviado al proveedor	Ya se reclamó, esperando respuesta	Sólo desde pendiente
Aprobado	El proveedor se hizo cargo	Sólo desde enviado
Rechazado	El proveedor no se hizo cargo	Sólo desde enviado

Los saltos están cerrados a propósito. No se puede aprobar un reclamo que nunca se envió, y no se puede volver atrás un reclamo resuelto. Cuando el reclamo pasa a enviado queda guardada la fecha de envío; cuando se resuelve, la fecha de resolución. Con esas dos fechas sabés cuánto tarda cada proveedor en contestarte, que es un dato que normalmente nadie tiene.

Tres formas de que el proveedor te diga que sí

Aprobar un reclamo no es una sola cosa. El sistema distingue tres resultados, porque en el mostrador son tres situaciones distintas:

Reposición. El proveedor te manda la pieza nueva. El reclamo se ata a la factura de compra con la que entra ese repuesto, así que después podés ir del reclamo al comprobante sin buscarlo.

Nota de crédito o reintegro. El proveedor no repone: te descuenta. El reclamo se ata a la nota de crédito de compra, que es la que efectivamente te baja la deuda en la cuenta corriente del proveedor.

Esperando repuesto. El proveedor aceptó, pero la pieza todavía no llegó. Este resultado no acepta ningún comprobante de compra: si intentás mandarle una factura o una nota de crédito, el sistema lo rechaza, porque todavía no hay nada que documentar. Es la aprobación honesta de "me dijeron que sí y estoy esperando".

En los tres casos se guardan las notas de resolución, que es donde queda escrito qué te dijeron.

El repuesto que llega tres semanas después

El caso de esperando repuesto tiene su propio cierre. Cuando la pieza finalmente llega, se registra la recepción: se carga la factura de compra con la que entró y, si hace falta, una nota de recepción. Ahí pasan tres cosas juntas:

el resultado del reclamo cambia a reposición
queda guardada la fecha de recepción del repuesto
el reclamo queda enlazado a la factura de compra

Sólo se puede recibir un repuesto para un reclamo que esté aprobado y esperando repuesto. Un reclamo aprobado como nota de crédito no admite recepción, y uno rechazado tampoco.

Lo importante de tener las dos fechas separadas —resolución y recepción— es que muestran el hueco real. Un proveedor que aprueba en dos días y entrega en cuarenta no es un proveedor rápido, aunque su tasa de aprobación diga que sí.

El rechazo también se registra, y con motivo

Si el proveedor no se hace cargo, el reclamo se rechaza y el motivo de rechazo es obligatorio: sin texto, no se guarda. El resultado se clasifica como sin recupero o como otra resolución.

Registrar los rechazos parece contraintuitivo —es plata que ya perdiste— pero es la mitad del dato que sirve para negociar. Un proveedor con seis rechazos en el año y otro con cero no valen lo mismo aunque su lista de precios sea igual.

Lo que el reclamo no hace

Vale decirlo claro para no esperar de más: el reclamo de garantía no mueve stock ni genera plata por su cuenta. Registra la gestión con el proveedor y su resultado, y guarda los comprobantes con los que esa gestión terminó. La nota de crédito de compra se emite en el módulo de compras; el repuesto de reposición entra por su factura y afecta el stock por ese camino.

La separación es deliberada. Un reclamo que generara asientos solo sería un reclamo que hay que anular cada vez que el proveedor cambia de idea.

El reporte: cuánto reclamaste y cuánto recuperaste

Todo esto se lee junto en el reporte de garantías de repuestos, que resume:

cantidad total de reclamos y monto total reclamado
monto promedio por reclamo
cuántos hay pendientes, enviados, aprobados y rechazados
monto aprobado y monto rechazado
cuántos reclamos ya tienen el repuesto recibido
la distribución por estado y por tipo de resolución, en cantidad y en plata

Cada fila trae el número de reclamo, la orden de trabajo y su estado, la sucursal, el proveedor principal con su CUIT, el número de la factura de compra o de la nota de crédito asociada, y el detalle de cada repuesto con código, SKU, cantidad, costo unitario, costo total y si iba incluido en el service o se le facturaba al cliente aparte.

Ese último dato es el que casi nadie mide. Un repuesto fallado que iba incluido en el precio del service te lo comiste entero; uno que le facturaste al cliente te obliga además a resolverle el problema a él. No son el mismo agujero.

Se puede filtrar por sucursal, por estado, por resultado y por rango de fechas, eligiendo cuál de las cuatro fechas usar para el filtro: creación, envío, resolución o recepción del repuesto.

Por dónde empezar

Si hoy las garantías de tu taller viven en un cuaderno o en un chat de WhatsApp con el proveedor, el orden de arranque es simple:

Empezá a marcar los repuestos de garantía en el momento del trabajo, no después.
Cargá el reclamo el mismo día, aunque todavía no le hayas hablado al proveedor: para eso está el estado pendiente.
Cuando el proveedor conteste, elegí bien el resultado. Esperando repuesto no es lo mismo que reposición, y confundirlos te deja el reporte diciendo que recuperaste algo que todavía no llegó.
A fin de mes, mirá el monto rechazado por proveedor.

Los talleres de moto lo tienen en el módulo de mecánica, y funciona igual en un lubricentro o en cualquier taller que ponga repuestos comprados a terceros.