Para facturar un pedido de WooCommerce sin cargarlo a mano, el pedido tiene que llegar solo al sistema de gestión con su cliente, sus productos y su pago. Desde ahí lo facturás como cualquier venta: con factura de AFIP (ARCA) o con un comprobante interno, cobrado o a cuenta corriente. El stock baja en ese momento, de la sucursal que despacha la tienda.
Eso es lo que hace PymeInteligente con cada pedido de la tienda. Abajo está cómo funciona paso a paso, y también lo que todavía no resuelve.
El problema: la tienda vende, pero la factura se hace en otro lado
WooCommerce es muy bueno para vender. Para facturar, no tanto: no emite comprobantes de AFIP, no sabe de tu caja y no sabe cuánto te debe cada cliente.
Así que en la mayoría de los comercios el circuito termina así:
- Entra un pedido en la tienda.
- Alguien lo lee en el panel de WordPress.
- Lo vuelve a tipear en el sistema de facturación: cliente, CUIT, productos, precio.
- Descuenta el stock a mano, o se olvida.
Cada paso manual es una oportunidad de error. El más caro es el del stock: si nadie lo descuenta, la tienda sigue mostrando un producto que ya no tenés. De eso hablamos en cómo sincronizar el stock de WooCommerce.
Paso 1: el pedido entra solo
Cuando alguien compra en la tienda, WooCommerce le avisa al sistema y el pedido se importa. No hay que exportar planillas ni copiar nada.
El pedido aparece en la pantalla Pedidos de WooCommerce, dentro de Comercio. Llega con:
- Las líneas con el precio que pagó el comprador. Los cupones de la tienda ya vienen descontados en cada línea.
- Los cargos de la tienda. Un descuento por pagar con transferencia se convierte en un descuento de la venta, y un recargo por cuotas se reparte en las líneas. Si no, la factura saldría al precio de lista.
- El medio de pago. Si el cliente pagó con Mercado Pago, el sistema lee los pagos del pedido con su monto, sus cuotas y la tarjeta usada.
Apenas se importa, el sistema reserva el stock en la sucursal que abastece la tienda. Todavía no lo descuenta: lo aparta para que no se venda dos veces mientras el pedido espera.
Paso 2: el cliente correcto, con los datos de AFIP
Acá está la parte que más problemas trae, y la que menos se ve.
El sistema busca al cliente en este orden:
- Por su vínculo con la tienda, si ya compró antes.
- Por CUIT o DNI del checkout.
- Por email, si hay una sola cuenta con ese email.
- Si no aparece, crea la cuenta nueva.
Si el comprador dejó CUIT o DNI, el sistema consulta el padrón de AFIP y completa razón social, domicilio, ciudad, provincia y código postal. Lo que devuelve AFIP manda sobre lo que se tipeó en la tienda, que casi siempre viene con abreviaturas o errores.
El caso borde: el usuario de WordPress no es el comprador
WooCommerce identifica al comprador con el usuario de WordPress que tenía la sesión abierta. Casi siempre es el comprador. No siempre.
Dos casos reales:
- Compras como invitado. No hay usuario. Si el sistema usara ese dato vacío, todos los invitados quedarían a nombre del mismo cliente.
- Pedidos cargados por el dueño. Si armás un pedido desde el panel con tu propia sesión, WooCommerce lo manda con tu usuario. Todos esos pedidos parecerían de la misma persona.
Por eso el sistema no confía sólo en el usuario. Si el CUIT, el DNI o el email del checkout contradicen a la cuenta vinculada, descarta ese vínculo y busca al comprador por sus propios datos. Un pedido nunca queda a nombre de otro cliente por compartir una sesión.
Paso 3: facturar y cobrar en una sola pantalla
Desde el detalle del pedido abrís Facturar y cobrar. Ahí decidís tres cosas.
El comprobante. Factura fiscal de AFIP o comprobante interno. La fiscal usa el certificado de la sucursal que factura. Si esa sucursal no tiene certificado, la opción no está disponible: el sistema no factura con el certificado de otro local.
El cobro. Cargás cómo pagó: efectivo, transferencia, tarjeta, Mercado Pago, cheque, retención o saldo a favor. Si el pago ya vino de la tienda, se toma de ahí. Si lo cargás vos, se registra igual, aunque WooCommerce no haya marcado el pedido como pagado: el que confirma el cobro sos vos.
La cuenta corriente. Un cliente mayorista que compra por la web no siempre paga en el momento. Activás cuenta corriente y el pedido queda como deuda del cliente, total o con una parte cobrada. Antes de confirmar, el sistema revisa que el cliente tenga habilitada la cuenta corriente. Si no la tiene, corta antes de emitir nada. Esa deuda después se sigue igual que las del mostrador, en cuentas corrientes de clientes.
Al confirmar, el stock reservado se convierte en una baja real de stock, y el resto de los canales conectados se actualiza con ese movimiento.
Lo que todavía no resuelve
Mejor decirlo antes que después:
- El envío no se factura. El costo de envío que cobró la tienda queda guardado en el pedido, pero no entra como línea de la factura. Cuando un pedido trae envío cobrado, el sistema lo marca con un aviso de diferencia entre el total de la tienda y el de la factura.
- Hace falta configurar desde qué sucursal se despacha. Si tenés varios locales, la conexión define qué stock ve la tienda y de dónde salen los pedidos. Si no lo definís, toma la sucursal de la conexión.
- Lo usan los perfiles administrativos. La pantalla de pedidos y la facturación de la tienda están habilitadas para dueños y administrativos, no para el mostrador.
Qué ganás con el circuito completo
Un pedido de la tienda termina igual que una venta del mostrador: con su factura, su cobro en caja o en cuenta corriente, y su baja de stock.
Si además cobrás con Mercado Pago en el local, mirá cómo queda armado el punto de venta con AFIP y Mercado Pago. Y si querés saber cuánto te deja de verdad cada venta online, está explicado en el margen real de una tienda online.