Enviar la factura por email al cliente no debería ser una tarea. En PymeInteligente no lo es: cuando AFIP devuelve el CAE, el sistema arma el mail y lo manda al correo que tenga cargado ese cliente en su ficha. Nadie exporta un PDF, nadie lo adjunta, nadie escribe "adjunto factura" por decimoquinta vez en el día.
El comprobante viaja con todo lo que el contador del cliente va a pedir después: tipo y número, CAE, vencimiento del CAE, CUIT, detalle de ítems, subtotal, IVA y total. Y un link para descargarlo cuando quiera.
Por qué el envío a mano se come más tiempo del que parece
En un comercio que emite 30 comprobantes por día, mandar cada factura a mano son tres pasos: buscar la venta, bajar el PDF, escribir el mail. Un minuto largo por factura si todo sale bien. Media hora diaria, diez horas al mes, hechas por la persona que además atiende el mostrador.
Y el problema no es sólo el tiempo. Es lo que se cae:
- La factura que nunca se mandó. El cliente la reclama tres semanas después, cuando ya no se acuerda ni de la compra.
- La que se mandó al mail viejo. Rebotó, nadie miró el rebote, y todos creyeron que llegó.
- La que se mandó dos veces, porque no había registro de si ya había salido.
- El cierre de mes, cuando el contador del cliente pide los comprobantes que faltan y hay que rearmar a mano una lista que el sistema ya tenía.
Qué se dispara solo y cuándo
El envío automático no es un único mail. Son cuatro momentos distintos del circuito comercial, cada uno con su comprobante:
| Momento | Qué recibe el cliente | Cuándo sale |
|---|---|---|
| Se emite la factura | Factura con CAE, ítems y link de descarga | Apenas AFIP autoriza el comprobante |
| Se registra un cobro | Recibo de pago, con el PDF adjunto | Al confirmar el recibo |
| Se confirma un pedido | Detalle del documento confirmado | Al confirmar la orden |
| Hay deuda vencida | Recordatorio con los documentos y el total | En el proceso diario de la mañana |
A eso se suma el resumen de cuenta, que se puede programar por cliente en frecuencia diaria, semanal o mensual: le llega el estado de su cuenta corriente sin que nadie lo arme.
El recordatorio de deuda tiene su propia lógica de agrupación y tono, y lo contamos aparte en recordatorio de pago automático a clientes.
El link al comprobante: la parte que evita el ida y vuelta
Dentro del mail de la factura va un link a una página pública del comprobante. Es una URL con un token único de esa venta: el cliente entra, ve la factura y la descarga, sin usuario ni contraseña, sin registrarse en nada.
Suena menor y no lo es. Es la diferencia entre que el cliente reenvíe un mail a su contador y que tenga que escribirte a vos para pedirte "el PDF de la de agosto". Como el link no vence junto con el mail, el mismo enlace sigue sirviendo meses después.
Desde tu dominio, no desde el nuestro
Por defecto los mails salen desde el dominio de la plataforma, con tu razón social como nombre del remitente y tu casilla como dirección de respuesta. Funciona bien, pero el cliente ve un dominio que no es el tuyo.
Si conectás tu propio dominio de correo, los envíos pasan a salir desde tudominio.com.ar. Dos cosas mejoran de golpe:
- Entrega. Un dominio propio autenticado tiene menos chances de caer en spam que un remitente genérico.
- Marca. La factura llega de tu negocio, no de un proveedor de software del que el cliente nunca escuchó hablar.
El branding del mail —logo, colores, datos de contacto— sale de la configuración de tu empresa en el sistema, así que no hay que maquetar nada.
Todo envío queda registrado
Cada mail que sale deja un registro con destinatario, nombre, asunto, tipo de comprobante, a qué documento corresponde y en qué estado quedó: enviado, fallido o rebotado.
Ese registro es lo que convierte "creo que se la mandé" en un dato. Cuando un cliente dice que no le llegó, la respuesta no es una suposición: o está el envío con su fecha, o está el rebote con el motivo, o no salió nunca porque la ficha no tenía mail. Los tres casos se arreglan distinto, y sin el registro los tres se parecen.
Cuando hay que corregir, se actualiza el mail en la ficha del cliente y se reenvía el comprobante desde la venta. El reenvío usa el mismo formato y el mismo link.
Los casos en los que no se manda nada
El envío automático tiene frenos deliberados, porque mandar de más también es un problema:
- Venta a consumidor final sin cliente identificado. No hay a quién mandarle. El comprobante se emite igual.
- Cliente sin mail en la ficha. No se dispara. Se carga el mail y se reenvía cuando se quiera.
- Interruptor apagado en esa venta. Cada venta tiene su propio control de envío. Sirve para el cliente que pidió expresamente que no le manden mails, o para el comprobante que se entrega en mano.
Nada de eso frena la facturación: la emisión del comprobante fiscal y el envío del mail son dos cosas separadas. Si el mail falla, la factura ya tiene CAE igual, y el envío se puede reintentar después. Es la razón por la que emitir no espera a que el correo salga.
Qué hace falta para arrancar
Tres cosas, ninguna difícil:
- Que las fichas de clientes tengan mail. Es el cuello de botella real. Un sistema que manda solo no sirve de nada si el 60% de los clientes está sin dirección de correo cargada.
- AFIP configurado para emitir comprobantes electrónicos. Si ya facturás electrónicamente, esto ya está: mirá cómo facturar con AFIP desde el mostrador.
- Opcionalmente, tu dominio de correo, si querés que los mails salgan con tu marca.
Después de eso el circuito se sostiene solo: se vende, se factura, sale el mail, queda el registro. Y cuando el cliente no paga, el mismo circuito reclama sin que nadie tenga que acordarse.
Si querés ver cómo se conecta con el resto —facturación electrónica, cuenta corriente y cobranzas— empezá por facturación AFIP y por cuentas corrientes de clientes.