Para cerrar una caja que recibió dólares, los dólares se cuentan aparte de los pesos. No entran al arqueo, ni al saldo esperado, ni a la diferencia de caja: esos números son siempre en pesos. En el cierre, los dólares en efectivo pasan completos a la tesorería en dólares, con la cotización de cada cobro guardada. No se convierten a pesos para sumarlos.
Parece obvio. No lo es, y es uno de los errores más caros de una caja en dos monedas.
El error típico: sumar billetes de distinto valor
El cajero cobra el día. Entran $850.000 en efectivo, una transferencia y 300 dólares de un cliente que pagó en billete. A la noche, la planilla tiene una columna "Efectivo" y alguien suma todo lo que está en el cajón.
El resultado es un número que no significa nada. 300 dólares no son 300 pesos, pero si el sistema agrupa los cobros sólo por medio de pago ("efectivo") y no mira la moneda, los suma como si lo fueran.
Nos pasó en una caja real: un cobro de US$ 4.800 en efectivo terminó contado como $4.800 en el arqueo. La caja daba una diferencia enorme y no había nada que buscar: el faltante era un error de unidades, no de plata.
La regla que lo arregla es simple: un medio de pago no alcanza para agrupar; hace falta medio y moneda.
Cómo queda armada una caja en dos monedas
En el control de caja de PymeInteligente, cada movimiento de caja guarda su moneda. Con eso, el sistema separa dos cuentas:
| Qué | En qué moneda | Para qué se usa |
|---|---|---|
| Totales por medio de pago | Siempre pesos | Arqueo, saldo esperado, diferencia |
| Totales en otra moneda | La moneda de origen (por ejemplo, USD) | Información en el cierre y pase a tesorería |
Cuando abrís el cierre, ves los pesos en el formulario de siempre, con un campo para lo que contaste en cada medio. Debajo, aparte, aparece lo que entró en dólares, por medio de pago. No hay un campo para "contar" los dólares dentro del arqueo: se muestran para que el cajero sepa que están ahí y no los confunda con los pesos.
Así, la diferencia de caja vuelve a significar lo que tiene que significar: cuántos pesos faltan o sobran.
Qué pasa con los dólares al cerrar
Con los pesos en efectivo, podés decidir cuánto queda en el cajón para el día siguiente y cuánto sube a tesorería. Es el fondo fijo.
Con los dólares no hay esa opción. En el cierre, el cien por ciento de los dólares en efectivo pasa a la tesorería en dólares. Llegan como dólares: en el resumen de tesorería se ven en su propia columna, nunca sumados a los pesos.
Es una decisión deliberada. Un fondo de cambio en dólares necesita su propio control de cuánto dejar y quién lo cuenta. Mientras eso no exista, lo prudente es que los dólares no duerman en una caja que se arquea en pesos.
La cotización: la de cada cobro, no la del cierre
Para la contabilidad, los dólares que salen de la caja tienen que valer algo en pesos. La pregunta es a qué cotización.
La respuesta es la cotización con la que entró cada dólar. Cada cobro en dólares guarda la cotización que confirmó el cajero en el recibo. Si en el día entraron dólares a valores distintos, el cierre usa el promedio ponderado por monto:
| Cobro | Dólares | Cotización | En pesos |
|---|---|---|---|
| Mañana | 200 | 1.500 | 300.000 |
| Tarde | 100 | 1.530 | 153.000 |
| Total del cierre | 300 | 1.510 | 453.000 |
Con ese promedio, lo que sale de la caja y lo que entra a la tesorería valen exactamente lo mismo en pesos, y el nominal en dólares (los 300) queda guardado al lado.
Lo que no se hace: tomar la cotización del momento del cierre. Eso cambiaría el valor de plata que ya entró, y generaría una diferencia que no tiene nada que ver con lo que pasó en el mostrador.
Cuando el cierre te frena: "falta la cotización"
Si un ingreso de dólares en efectivo no tiene una cotización trazable, el cierre se detiene y te avisa qué moneda tiene el problema. No elige un número por vos.
Pasa con movimientos cargados a mano sin un cobro detrás. La salida es registrar ese ingreso con su cotización.
Había un caso donde este aviso salía sin razón. Los cobros con cheque o transferencia guardan la cotización en un lugar; el efectivo que entra con un recibo, en otro. El cierre sólo miraba el primero, así que una caja con dólares en efectivo cobrados por recibo no podía cerrarse aunque la cotización estuviera cargada. Ahora el cierre la lee del recibo.
El vuelto en pesos cuando te pagan en dólares
Un cliente debe $120.000, te da un billete de 100 dólares y la cotización del recibo es $1.500. Esos 100 dólares valen $150.000. Le das $30.000 de vuelto.
El cliente no entregó un solo peso, pero el vuelto en pesos puede salir del valor de los dólares recibidos, a la cotización del recibo. El vuelto en dólares sigue limitado a los dólares que entraron: no podés devolver 120 dólares de un billete de 100.
En la caja, cada cosa queda en su moneda: entran 100 dólares, salen $30.000. El arqueo en pesos ve la salida de $30.000; el resumen en dólares ve el ingreso de 100.
La deuda del cliente se registra en pesos, como siempre. Lo contamos en detalle en cobrar en dólares en cuenta corriente.
Checklist para cerrar una caja con dólares
- Contá los pesos y los dólares por separado. Dos conteos, dos sobres si hace falta.
- Compará los pesos contra el arqueo del sistema. La diferencia se explica sólo en pesos.
- Compará los dólares contra lo que el cierre muestra aparte. Si no coincide, buscá un cobro en dólares cargado como pesos, o al revés.
- Revisá que cada cobro en dólares tenga su cotización. Si el cierre frena, el problema está en un ingreso puntual, no en la caja entera.
- No dejes dólares en el cajón para mañana. Suben completos a la tesorería en dólares.
Si querés ver cómo se arma el cierre completo, con medios de pago, cheques y fondo fijo, está en cómo cerrar la caja y que los números coincidan. Y si tu negocio cobra en dos monedas todos los días, podés ver el sistema de gestión para comercios completo.